Menu
Ileż to już było przypadków, że przez niedopatrzenie przed wykonaniem reportażu ślubnego Para Młoda lub Fotograf mają zastrzeżenia do współpracy, z którymi nic nie mogą zrobić, bo sporządzona przed ślubem umowa nie regulowała najważniejszych kwestii.
Takich problemów zawsze chcieliśmy uniknąć, dlatego jesteśmy zdania, że najważniejsze we współpracy jest jasne przedstawienie zasad.
Ważna jest również dla nas uczciwość i takie traktowanie naszych Par (Klientów) jak sami chcielibyśmy być traktowani. Dlatego umowa powinna zabezpieczać nie tylko nas, ale także Was – Pary Młode.
Umowa powinna także jasno wyjaśniać czego powinniście oczekiwać od fotografa ślubnego, co fotograf Wam gwarantuje i pozwalać na to, aby z dokumentem podpisanym bardzo często ponad rok wcześniej z łatwością wrócić do przypomnienia sobie ustaleń.
Oprócz oczywistych prawnych przepisów jakie obowiązują każdego przedsiębiorcę podpisującego umowę na wykonanie usługi, to dodatkowo należy przeanalizować, czy wszystkie możliwe wypadki są w niej uwzględnione.
Dlatego też decydując się na fotografa ślubnego prześledźcie dzień ślubu i postarajcie się wyróżnić te momenty, które mogą być sporne. ALE! Pamiętajcie też, że usługa jaką proponuje Wam fotograf ślubny to nie tylko wykonanie zdjęć w dniu ślubu, ale także obsługa przed tym dniem oraz wszystko to, co składa się na oddanie zdjęć Parze Młodej.
Wypunktujmy najważniejsze (według nas) sprawy, które musi uwzględniać umowa z fotografem ślubnym. Pamiętajcie także, że jest to nasze podejście i opisujemy swoją umowę!
Do umowy potrzebujemy Waszych danych osobowych i nic nie stoi na przeszkodzie by podpisała ją tylko Panna Młoda lub tylko Pan Młody. Na pewno muszą być w niej imiona i nazwiska, adresy zamieszkania, numer pesel. Dlaczego pesel jest dla nas tak ważny? Wychodzimy z założenia, że o ile nazwisko czy adres można zmienić, zmienić również można dowód osobisty a tym samym numer do niego przypisany. Numer pesel jest stały i po nim zawsze jesteśmy w stanie zidentyfikować osobę.
Numeru telefonu czy adresu e-mail nie wpisujemy w umowę, ale na jej tyle lubimy robić notatki, które uwzględniają właśnie takie dane.
U nas jest to wyszczególniona data i miejscowość, w której planowany jest ślub. Jeśli jest już sala – wpisujemy ją w umowę. Bardzo często zdarza się, że Narzeczeni podpisując z nami dokument nie mają jeszcze wybranej sali ani innych usługodawców. Nie ma również pewności co do tego, gdzie Młodzi będą mieli przygotowania przedślubne/ubieranie, podczas których im towarzyszymy.
Dlatego też mamy miejsce na wypełnienie tych informacji, jednak w przeważającej większości przypadków zostaje ono puste i regulujemy te kwestie około tydzień – dwa przed uroczystością wysyłając tzw. maila organizacyjnego.
Musicie mieć pewność kto będzie fotografował Wasz ślub i co, gdy wskazana osoba nie będzie mogła tego zrobić. My pracujemy w duecie fotografów i na całe szczęście przez wiele lat naszej pracy nie zdarzyło się tak, aby była potrzeba zastępstwa dwójki z naszej dwójki ;)
Jednak w umowie musimy przewidzieć, że różne rzeczy się zdarzają i nie wyobrażamy sobie aby bez wcześniejszych ustaleń i informacji nie zjawić się na Waszym ślubie! Wiele Par obawia się, że standardową praktyką fotografów jest podpisywanie kilku umów na jeden termin i późniejsze wysyłanie fotografów-słupów. Nie jesteśmy takimi fotografami.
Pamiętajcie, że sprzedajemy Wam także sposób naszej pracy, komunikację, obsługę klienta – nawet jeśli jedno z nas musi być zastąpione, nigdy nie przyjdzie na Waszą uroczystość osoba, która nie pasuje do Białych Kadrów! Robimy wszystko tak, aby zniwelować niekomfortowość takiej sytuacji.
Umawiamy się na konkretną ilość godzin pracy na reportażu. Decydujecie, czy chcecie abyśmy byli z Wami od przygotowań do oczepin, czy może lepszym rozwiązaniem będzie rozpoczęcie tworzenia zdjęć ślubnych od ceremonii ślubnej i zakończenie jej na przykład po dwóch godzinach przyjęcia weselnego.
Możliwości jest wiele, a my staramy się dostosować do Waszych potrzeb i wymogów. Jednocześnie, umowa musi zawierać informację ile spędzimy ze sobą czasu i co, jeśli zechcecie ten czas wydłużyć.
Opisywaliśmy już Wam w artykule FAQ Najważniejsze pytania do fotografa ślubnego, że jesteśmy bardzo elastyczni w kwestii dostosowania się do Waszego dnia. Zdajemy sobie sprawę, że każdy ślub jest indywidualnie zaplanowany, do czego fotograf ślubny musi się dostosować i bazując na swoim doświadczeniu zaproponować Parze Młodej najlepsze rozwiązanie.
To bardzo ważny punkt, bo istotne aby w nim zawrzeć nie tylko kwoty, ale także sposób rozliczeń. Czyli, na przykład, pierwsza wpłata (oznacza rezerwację terminu) i druga, która jest resztą należności.
Ponadto muszą być uwzględnione terminy i sposoby zapłaty: kiedy należności finansowe są regulowane, w jaki sposób i jaki jest termin wpłat.
Fotografowie rozliczają się w bardzo różny sposób, my jesteśmy zwolennikami pierwszej wpłaty rezerwującej termin i reszty regulowanej po ślubie (aby w dniu uroczystości ślubnej nie zawracać Wam głowy finansami a jednocześnie nie mieć przy sobie dużej ilości gotówki).
Z umowy musi jasno wynikać jakie są kwoty i dobrze, by wpisać je również słownie. Serdecznie odradzamy wpisywanie w umowę numeru konta bankowego (lepiej zrobić to na przykład w mailu) – historia niestety zna już przypadki pomyłek przy przepisywaniu cyferek ;)
Wśród ważnych ustaleń nie może zabraknąć opisu co dostaje Para Młoda od swojego fotografa. Z jednej strony to oczywiste, że umawiacie się na reportaż ślubny czyli zdjęcia z konkretnego dnia ułożone w spójną historię. Ale rozważcie:
U nas bazą i podstawą są zdjęcia z dnia ślubu. Jeśli chcecie się wybrać z nami na sesję przedślubną (zdjęcia narzeczeńskie) lub plenerową sesję poślubną, funkcjonuje to u nas jako opcja dodatkowa. Dla wygody Waszej i naszej, by jak najbardziej uprościć kwestie formalne i dostosować się do tych Par, które nie potrzebują takiej usługi (zdecydowanie lepiej ją dodać niż odliczać i edytować w umowie).
Jednak wielu fotografów ślubnych ma plener w tak zwanym pakiecie. Nie ma w tym nic złego, jednak pamiętajcie, że również i to musi być objęte szczegółowym opisem: kiedy takie zdjęcia będą wykonane, ile finalnie ich otrzymacie i że jest to już uwzględnione w cenie.
Bardzo często zdarza się, że para młoda nie ma czasu na wykonanie zdjęć i po prostu rezygnują z wykonania usługi oczekując obniżenia kwoty do zapłaty – takie sytuacje też muszą być ujęte w umowie!
To samo dotyczy dodatków takich jak albumy fotograficzne, odbitki czy pendrive dla Rodziców. Jeśli nie są one tak jak u nas, do zamówienia po uroczystości z indywidualnymi ustaleniami, to warto by było w umowie zawrzeć informacje kto wybiera zdjęcia do albumu / do wywołania, jaki to będzie format oraz ile fotograf ma czasu na dostarczenie produktów (a para ewentualnie na wybranie zdjęć).
Ileż to już było problemów wypisywanych na przeróżnych forach dla Pań Młodych, kiedy to te żaliły się, że czekają na zdjęcia od fotografa już siódmy miesiąc i same nie mają pojęcia kiedy właściwie powinny im one być chociaż pokazane.
Jak tego uniknąć? Prosto – pilnujcie by mieć w umowie zaznaczone ile dni (i czy roboczych czy nie) ma fotograf na pokazanie Wam obrobionych zdjęć. W zależności od tego jak się rozliczyliście, czasem jest to tylko dostarczenie miniatur (np ze znakiem wodnym), które po zapłacie są uzupełniane o pełną rozdzielczość a kiedy indziej, jeśli całość kwoty jest już wpłacona, otrzymujecie od razu obrobiony i ułożony reportaż.
Pamiętajcie, że zawsze warto pytać, jeśli macie jakieś wątpliwości. Zaznaczajcie, jeśli uważacie, że coś nie zostało ujęte w naszej umowie. Wspominaliśmy również o elastyczności – to także dobra cecha, która pozwala na wysłuchanie Waszych uwag i ewentualnych oczekiwać co do zmian.
Pobawcie się troszkę w analizowanie przyszłości i prześledźcie, gdzie możecie mieć jakieś oczekiwania co do zdjęć ślubnych, sprawdzając jednocześnie, czy umowa je uwzględnia.
– jak długo będziemy czekali na zobaczenie reportażu?
– do kiedy musimy zapłacić?
– czy będziemy mogli mieć album?
– czy fotografowi potrzebny jest nocleg, który opłacamy?
– co jeśli zrezygnujemy z usługi?
etc.
Jeśli już znaleźliście nas i nie macie zastrzeżeń ani do portfolio , ani do oferty, ani do przedstawionej umowy – najlepiej nie zwlekać z jej podpisaniem. Kalendarz fotografa, w szczególności w sezonie ślubnym, jest wyjątkowo zmienny i może się okazać, że zbędna zwłoka pozbawiła nas możliwości spotkania na Waszym ślubie. Ba! Zmienia się także oferta ślubna i może się okazać, że ustalenia będą już nieaktualne przez właśnie przeciąganie ich w czasie.
My najczęściej podpisujemy umowę z Parą Młodą maksymalnie na 1,5 roku przed planowaną uroczystością. Jednak były także Pary, które organizowały ślub w bardzo krótkim czasie i od podpisania umowy do ceremonii upłynęło zaledwie kilka/kilkanaście dni :)
Pandemia nauczyła nas między innymi tego, że wiele spraw można zorganizować na odległość. Tak również jest z umowami – podpisany dokument, zeskanowany i wysłany do nas mailowo jest jak najbardziej wiążący :)
Pamiętajcie, że umowa musi być parafowana na każdej stronie i podpisana na końcu przez obie strony!
Mamy nadzieję, że odrobinę rozjaśniliśmy Wam fotograficzne sprawy formalne:)
Jeśli chcecie poczytać więcej o organizacji ślubu i wesela, a przede wszystkim interesują Was zdjęcia ślubne i i w jaki sposób je wykonujemy,
zapraszamy do odwiedzin!